Speel geen mooi weer als het regent: 3 tips om escalatie te voorkomen

In mijn werk als externe vertrouwenspersoon in het onderwijs zijn dit voor mij herkenbare opmerkingen. Jammer, want het klinkt alsof er in veel situaties al eerder iets gedaan had kunnen worden om escalatie te voorkomen.

Voorkomen is beter dan genezen. Maar hoe voorkom je nu concreet dat de zaak uit de hand loopt? Drie tips ‘vanaf de zijlijn’. Die (hopelijk) niet meer zijn dan het intrappen van open deuren, maar daarom niet minder waar.

Communiceer!

• Tijdig en transparant. Een eerste aandachtspunt bij communicatie is om je regelmatig bij je acties (als directeur, collega, leerkracht) af te vragen of er anderen over geïnformeerd of bij betrokken moeten worden.Ook (juist!) bij niet prettige acties is het belangrijk om de betrokkenen tijdig en transparant te informeren en mee te nemen. Dat voorkomt ruis en het gevoel bij de ander dat er zaken ‘over zijn hoofd’ heen gebeuren.

• Verder is het goed om er niet automatisch vanuit te gaan dat die ander wel weet wat je bedoelt of waar je mee zit. Benoem als iets je dwars zit of als je het idee hebt dat er iets speelt bij die ander, zo snel mogelijk! Dat vraagt lef. Het is spannend om iets waar je mee zit bespreekbaar te maken en het is ook spannend om te vragen aan die ander of er iets is. En eerlijk is eerlijk, we zijn er in het onderwijs niet zo goed in om elkaar aan te spreken. Ik begrijp en herken dat en tegelijkertijd mag het geen excuus zijn om het dus maar niet te proberen.
• Als laatste vraagt communicatie ook praktisch tijd en beschikbaarheid. Maak ruimte in je agenda (bijvoorbeeld het laatste kwartiertje van de werkdag) om even terug te kijken op de dag en om te bepalen of je nog met mensen moet afstemmen over de acties die je hebt ondernomen of over bepaalde situaties van die dag. Zorg verder dat er momenten zijn dat je als directeur, intern begeleider, leerkracht fysiek beschikbaar bent voor ‘inloop’.

Durf kwetsbaar en eerlijk te zijn.

Juist in het onderwijs is het werk mensenwerk en worden er dus ook fouten gemaakt. Geef eerlijk toe wanneer je bijvoorbeeld als directeur steken hebt laten vallen of verkeerde acties hebt ondernomen. Benoem dit niet abstract en in het algemeen, ‘Niet alles is even handig verlopen in de communicatie’, maar concreet en persoonlijk, ‘Sorry, Marieke, ik had jou als leerkracht van Ryan moeten informeren over wat ik met zijn ouders heb afgesproken over het volgen van lessen buiten de groep’.

Of als leerkracht richting ouders: ‘Ik begrijp uw feedback dat ik te weinig aandacht voor Thomas heb in de klas. Kunnen we een keer samen bespreken wat Thomas van mij als leerkracht nodig heeft en wat voor mij haalbaar is?’.

Je kwetsbaar opstellen is geen zwaktebod, maar een teken van kracht.

Check regelmatig bij de ander(en).

Zet bijvoorbeeld als directeur regelmatig een bespreekpunt ‘zijn er zaken die we naar elkaar moeten uitspreken’ op de agenda voor de teamvergadering.
Stuur als leerkracht tussen de updates en afspraken door eens een berichtje in Parro naar ouders, ‘Zijn er dingen die ik over het hoofd zie en die u graag wilt bespreken. Welkom!’.

Ik realiseer me nogmaals dat het voor de hand liggende tips zijn en tegelijkertijd denk ik dat veel escalaties met deze ‘simpele’ acties voorkomen kunnen worden. Hoe mooi zou het zijn als ik geen vertrouwenswerk meer zou hebben. En niet omdat zaken niet gemeld worden of bespreekbaar worden gemaakt, maar omdat er geen situaties meer voorkomen waarin een vertrouwenspersoon nodig is!